Trame globale de la saison (rétro-planning)

Septembre – Octobre

1er mail de contact avec les équipes de l’an passé

  • Qui s’inscrit ou non ? / Problème d’effectif ? / Recherche d’équipe ?
    • Rappeler que construire une équipe N1D peut se faire de manière plus souple (ex : bi-club, CD, CR…)
    • Rappeler que les clubs/comité départementaux/comités régionaux doivent inscrire les équipes
  • Demander Nom/Mail/Tél des responsables d’équipe pour la saison prochaine
    • Création votre liste de diffusion pour la saison
  • Profiter de ce mail pour informer sur la formation arbitrage national (dates et lieux + lien KPI pour inscription)
    • Entre septembre et février, il y a généralement des week-end de formation organisés
    • Rappeler l’importance (et l’obligation) d’avoir au moins un.e arbitre au sein de son équipe

1er contact avec les autres responsables de championnat N1H/N2H

  • Se coordonner sur les lieux de championnat
  • L’idéal est 2/4 journées (finales comprises) avec une autre division. Les équipes apprécient.

Définir les lieux de championnat

  • Attention : Ce sont les clubs qui postulent sur les dates pour organiser. Il faut donc proposer une organisation en fonction des demandes.
    Cependant, il ne faut pas hésiter à les contacter pour les motiver.
  • Équilibrer les déplacements kilométriques entre les équipes participantes.
  • Varier au mieux les lieux par rapport à l’année précédente pour que ce ne soit pas toucher les mêmes club qui organisent.
  • Chercher à organiser la journée de février/mars en piscine. Cela limite la possibilité d’annulation pour raison climatiques ❄
  • Quand tout est défini, créer ou compléter les journées sur KPI

Novembre – Décembre

Communication lieux/dates aux équipes participantes

  • Si tous les lieux ne sont pas fixés, ce n’est pas grave. Envoyer au minima les dates pour que les équipes puissent réserver les billets d’avion/train…
  • Profiter de ce mail pour informer sur la formation arbitrage national (dates et lieux + lien KPI pour inscription)
    • Entre septembre et février, il y a généralement des week-end de formation organisés
    • Rappeler l’importance (et l’obligation) d’avoir au moins un.e arbitre au sein de son équipe

Janvier

Programmation

  • En N1D, ne pas commencer avant car il y a toujours des désistement/inscription tardives.
  • La programmation doit être affichée 3 semaines minimum avant les journées sur KPI, sauf pour les finales (1 mois).
    L’idéal est malgré tout 6 semaines avant pour que les clubs réservent logement/campement de manière sereine.

Journées

En amont des week-ends

  • 6-4 semaines avant chaque week-end :
    • mail au club organisateur pour avoir l’invitation de l’événement (fournir le doc vierge) et connaître le.la R1 de la compétition.
  • 6-4 semaines avant chaque week-end :
    • chercher, affecter responsable CNA et chef.fe des arbitres (diplôme d’arbitre obligatoire).
    • Évitez au maximum quelqu’un du club organisateur pour éviter les problèmes de conflit d’intérêt sur les jury d’appel (s’il y en a).
    • Cette personne identifiée recevra un mail de la part de Brice pour être informée de ses missions pendant la compétition.
    • Ne pas hésiter à appeler une personne de la CNA si vous ne trouvez pas qui pourrait vous donner un coup de main.
  • 4 semaines avant chaque week-end :
    • mail d’information aux équipes (invitation, horaire réunion des responsables d’équipes, remplir composition d’équipe 7 jours avant, rappeler aux arbitres l’intérêt de s’entraîner et relire le règlement, informations complémentaires).
  • Cas particuliers :
    • il n’est pas impossible qu’il y ait des équipes qui aient des difficultés à inscrire des joueuses à cause de manque de certificat médical, surclassement (si besoin) et pagaie couleur.
    • En effet, une joueuse ne peut pas être ajoutée sur KPI s’il lui manque l’un des ces derniers.
    • Parfois, il se peut qu’il y ait quelques retards sur la validation des documents et il ne faut hésiter à contacter la CNA pour ajouter les joueuses.
      Seulement si les demandes ont été faites à temps, c’est-à-dire 3 semaines avant. Contacter : Laurent, Brice et Eric.
  • 7 jours avant chaque week-end :
    • affecter les arbitres en fonction des compositions d’équipe.
    • Il faut bien que cela ne soit pas grisé et en italique car cela signifie que cela n’est pas pris en compte par KPI.
    • Si des équipes n’ont pas d’arbitres nationaux sur leur composition d’équipes, les contacter pour connaître les raisons et anticiper le manque d’arbitre.
  • 7 jours avant chaque week-end :
    • contacter le.la R1 de la compétition pour savoir qui imprime les feuilles de match
    • s’assurer qu’il a des accès KPI suffisants (profil 6) pour remplir en direct les feuilles de marque

Jour J

  • Réunion des cheffes d’équipe (commencer à l’heure peu importe les retards), 1h avant (sauf finales 1h30) :
    • informations générales (horaires, affichages, respect règlement, présentation des officiel.le.s, annonce de la représentante des athlètes au cas où d’un jury d’appel),
    • informations spécifiques au lieu de compétition (R1),
    • arbitrages et affectation des tuteurs.tutrices (responsable CNA/chef.fe des arbitres).
  • Pendant la compétition : vous n’avez rien à faire normalement. N’hésitez pas à rappeler que vous êtes aussi des joueuses lors de la réunion des cheffes d’équipes.
  • Restez malgré tout disponible pendant vos temps off. Le championnat se déroule bien, les joueuses ont le sentiment d’être prises en considération.
  • Avoir toujours les docs utiles en plusieurs copies (évaluation arbitrage, infractions, contrôle équipement…)
  • A la fin du week-end, récupérez les feuilles de matchs. Vérifiez que les scores sont correctement rentrés. Recalculer le classement et publiez-le.

Après chaque journée

  • Centraliser des feuilles de papier : les scanner après chaque journée de championnat et les envoyer à la CNA par mail. Garder les feuilles pour les rendre toutes à la CNA lors du week-end des finales.